DATA PROCESSING POLICY TALENTEK S.A.S

DATA PROCESSING POLICY TALENTEK

Disclaimer: This DATA PROCESSING POLICY for TALENTEK was originally drafted in Spanish. For legal purposes, only the Spanish version of this document is binding. The Spanish version of this Policy is available at the end of this page.

1. SUBJECT

TALENTEK, hereinafter referred to as “The Company”; recognizes the importance of the security, privacy, and confidentiality of the Personal Data of our clients and potential clients, employees, candidates, shareholders, suppliers, contractors (hereinafter referred to as “Data Subjects”), and issues this Personal Data protection policy (hereinafter referred to as “Personal Data Protection Policy” or “the Policy”).

The objective of this Personal Data Protection Policy is to communicate and inform you how we process your Personal Data, what type of data we collect, the principles that govern our data processing activities, your rights, and the purposes of our data processing activities.

This Personal Data Protection Policy applies to all our activities.

2. SCOPE

This Personal Data Protection Policy applies to all Personal Data that we collect and process to provide our services and comply with the obligations we have with you and with the authorities.

3. DEFINITIONS

Authorization: Any free, specific, informed, and unequivocal expression of will by which the Data Subject accepts and authorizes the processing of their Personal Data, whether through a written declaration or a clear affirmative action.

Database: An organized set of Personal Data, automated or not, whether physical, magnetic, digital, optical, among others, whatever the form of its creation, storage, organization, and access.

Biometric Data: Personal Data obtained from a specific technical processing, relating to the physical, physiological, or behavioral characteristics of a natural person that allow or confirm the unique identification of said person, such as facial images or fingerprint data.

Personal Data: Any information about an identified or identifiable individual; an identifiable individual is any person whose identity can be determined, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that person.

Sensitive Personal Data: These are data that reveal racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, information concerning health or sex life or sexual orientation, genetic or biometric data for the purpose of uniquely identifying a natural person, and information related to criminal convictions.

Data Processor: The natural or legal person, of a private or public nature, public authority, service or other body that processes Personal Data on behalf of the Data Controller.

Security Incident: Any breach of security that results in the accidental or unlawful destruction, loss or alteration of Personal Data transmitted, stored or otherwise processed, or the unauthorized communication of or access to such data.

Data Controller: The natural or legal person, of a private or public nature, authority, service or other body which, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of Personal Data.

Data Subject: Any natural person whose Personal Data is subject to data processing activities.

Data Processing: Any operation or set of operations performed on Personal Data or sets of Personal Data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organization, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, restriction, erasure or destruction.

4. PRINCIPLES FOR DATA PROCESSING

We process your Personal Data based on the following principles and in accordance with all those principles defined by applicable law.

Legality, fairness, and transparency: We process your data legally, fairly, and transparently.

Purpose Limitation: Your personal data is processed for specific, explicit, and legitimate purposes, and is not further processed in a manner incompatible with those purposes. These purposes are expressly stated in this personal data protection policy.

Data Minimization: Our data processing activities are adequate, relevant, and limited to what is necessary in relation to the purposes for which they are processed.
Accuracy: The data we process about you is accurate and, where necessary, kept up to date; we take all reasonable steps to ensure that any personal data of yours that is inaccurate, having regard to the purposes for which they are processed, is erased or rectified without delay, provided that such information is within our reach. The veracity of the personal data provided is the exclusive responsibility of the data subject.

Integrity and confidentiality: We define processes to protect the personal data collected from loss, misuse, unauthorized access, disclosure, alteration, and destruction. Please note that, despite our efforts, no data security measure can guarantee absolute security.

4.1. WHAT ARE THE RIGHTS OF THE DATA SUBJECTS?

• Access free of charge to the data provided.
• Know, update, and rectify your information in case of partial, inaccurate, incomplete, fragmented data, data that induces error, or data whose processing is prohibited or has not been authorized.
• Request proof of the authorization granted.
• File complaints with the Superintendence of Industry and Commerce (hereinafter ‘’SIC’’) for violations of the provisions of current regulations.
• Revoke the authorization and request the deletion of the data, provided that there is no legal or contractual obligation that prevents its deletion.
• Refrain from granting authorization for the processing of sensitive data or the data of children and adolescents.
• Be informed by the data controller or the data processor, upon request, regarding the use that has been given to your personal data.

4.2. WHAT TYPE OF DATA DO WE PROCESS?

We may collect Personal Data about you directly or automatically through the use of our website and/or from third-party sources (which we may combine with other information we have collected about you). These third-party sources may include, but are not limited to, service providers, marketing partners, advertising networks, data analytics providers, public and third-party databases, social media platforms, operating system and platform providers, government entities, business clients, payment processors, and healthcare providers.

If you are one of our clients, potential clients, website users, suppliers, employees, candidates, or shareholders, we may collect and process the following Personal Data, if necessary and in compliance with applicable regulations:

Data related to your personal information:

• Name
• Age
• Occupation
• Date and place of birth
• Type and Identification Number
• Gender
• Marital status, citizenship, country, and city of residence
• Contact information
• Data necessary to develop the scope of the relationship
• Data for affiliation to compensation funds or entities
• Geolocation data: device information to determine latitude and longitude
• Physical or financial address

Data related to your work references, performance, and benefits

• Depending on your job application, we may process sensitive data, such as your criminal record or health status.
• We process Personal Data related to your profession, occupation, references, and background checks.

4.3. SENSITIVE DATA

TALENTEK will process Sensitive Data when:

• It has explicit authorization for its processing, for the purposes for which it was authorized, except in cases where Law 1581 of 2012 establishes that authorization is not required.
• The processing is necessary to safeguard the vital interest of the data subject, and the data subject is physically or legally unable to grant authorization.
• The processing refers to data necessary for the recognition, exercise, or defense of a right in a judicial process.
• The processing has a historical, statistical, or scientific purpose, adopting the necessary measures for the suppression of the Data Subject’s identity.
• In no case will the authorization for the processing of sensitive data be mandatory.
• Authorizations and questions regarding sensitive data or the data of children and adolescents will be optional.

TALENTEK may process the following Sensitive Data:

• Biometric data: image (videos or photographs).
• Health Data: Information regarding the health status of the data subject, for labor, safety, and welfare purposes within TALENTEK, or when necessary for the exercise or defense of a right in a judicial process.
• Data related to political, religious, or philosophical convictions: Only when strictly necessary for the development of a legal matter in which advice or legal representation is provided, and always with the express authorization of the data subject.
• Data on ethnic or racial origin: in cases where necessary for the defense of rights before judicial or administrative authorities, or for the provision of specialized legal services that require the inclusion of this information.
• Data on sex life or sexual orientation: Only when essential for the attention of specific legal cases, always respecting confidentiality and with the express authorization of the data subject.

In any case, the processing of sensitive data will be carried out in accordance with current regulations on personal data protection, guaranteeing the adoption of adequate security measures to protect the privacy and integrity of the data.

The processing and the purpose for which sensitive data will be processed are:

• To guarantee security in TALENTEK’s facilities.
• This processing would be for the same purposes expressed below, safeguarding the rights and interests of the data subject.
• For compliance with legal obligations.
• For the management of labor relations.
• For the development of welfare and occupational health programs.

4.4. HOW DO WE USE YOUR DATA?

It will be understood that the personal data to be processed will depend on whether you are a client, potential client, employee, candidate, supplier, or contractor.

4.4.1. PURPOSES FOR ALL DATA SUBJECTS

• For all fiscal, commercial, contractual, negotiation, corporate matters, and any other type of TALENTEK obligation.
• Issue contractual certifications requested by contractors, suppliers, etc.
• Carry out the appropriate actions to develop the corporate purpose of the company.
• Manage procedures: requests, complaints, claims.
• Carry out the appropriate actions to develop and comply with the scope of the proposal or contract.
• Contact the Data Subject by any means.
• Provide information to third parties with whom TALENTEK has a contractual relationship and that is necessary for the execution of the contractual relationship with the supplier, contractor, or client.
• For the collection of invoices, securities, and, in general, outstanding balances.
• To consult or manage any matter related to the social security system and tax and accounting issues.
• To consult judicial, administrative, and financial records and perform due diligence.
• Consult the commercial, business, accounting, and financial activity of the Data Subject, provided that such information is not protected by confidentiality clauses or trade or industrial secrets.
• Transfer or transmit the information when necessary to comply with any of the purposes set forth in this policy. Such transfer or transmission may be carried out internationally, in which case it will comply with the provisions of External Circular 05 of 2017 of the Superintendence of Industry and Commerce.
• Establish communication channels with all data subjects and send institutional and commercial information.
• Execute advertising activities related to TALENTEK’s corporate purpose.
• Comply with all legal or contractual obligations related to the development of TALENTEK’s own activities.
• Store information in files when there is a legal duty to maintain the information after the execution of the activities or relationships that give rise to that data processing.
• Adopt control and security measures regarding the processing.
• Verify, consult, and report information related to the credit behavior of the data subjects, public or private entities, and anyone who administers or manages databases related to compliance with financial, commercial, credit, and service obligations.
• Verify and consult information related to the data subjects in private or public lists and databases, related to judicial records, disqualifications, incompatibilities, LA/FT/PADM/C/ST.

4.4.2. PURPOSES FOR EMPLOYEES, CANDIDATES, CONTRACTORS, AND FORMER EMPLOYEES

• Execute selection, promotion, labor welfare, payroll, performance evaluations, skills assessments, induction, training, education, occupational safety and health processes, and all those related to the work environment.
• Execute tasks of investigation, analysis, and reporting of incidents and situations presented within TALENTEK’s facilities.
• Know the family environment of each employee, guaranteeing and respecting the labor rights that may arise from the composition of said environment for purposes solely aimed at labor welfare.
• Access, consult, and obtain medical records and their annexes for the recovery of disability payments and follow-up on recommendations, restrictions, and eventual qualifications of loss of working capacity.
• Execute training and development programs.
• Control access to TALENTEK’s facilities.
• Collect, store, consult, circulate, transmit, verify, use, reproduce, disclose, communicate, adapt, extract, and defer the image of the data subjects, in order to carry out institutional, marketing, and advertising publications related to the corporate purpose of being disclosed on TALENTEK’s website and social networks.

4.4.3. PURPOSES FOR CLIENTS AND POTENTIAL CLIENTS

• Monitor compliance with obligations by clients.
• Analyze the establishment and/or maintenance of contractual relationships.
• Create and manage user accounts.
• Fulfill and manage orders.
• Deliver products or services.
• Improve products and services.
• Send administrative information.
• Send marketing and promotional communications.
• Send product and service updates.
• Respond to inquiries and offer support.
• Request user feedback.
• Improve user experience.
• Publish customer testimonials.
• Deliver targeted advertising.
• Enforce terms and conditions and policies.
• Protect against abuse and malicious users.
• Respond to legal requests and prevent harm.
• Execute and operate the website and services.
• Evaluate the risks arising from current contractual relationships.

4.4.4. PURPOSES FOR SUPPLIERS AND POTENTIAL SUPPLIERS

• Monitor compliance with obligations by suppliers.
• Evaluate the quality of services and products received.
• Analyze the establishment and/or maintenance of contractual relationships.
• Evaluate the risks arising from current contractual relationships.

4.4.5. PURPOSES FOR SHAREHOLDERS

• Make any annotation or operation related to you as a shareholder.
• Process claims and provide services for shareholders.
• Comply with any of the obligations we have with our shareholders.
• Inform you about any relevant situation regarding our products and services.
• Detect, prevent, and mitigate any activity that may be considered illegal or harmful.
• Advertising, marketing, and profiling activities, as secondary activities, as described in the section on clients of the Policy.

4.5. DATA OF MINORS

TALENTEK, as a general rule, will refrain from handling data whose owner is a minor, as dictated by Article 7 of Law 1581 of 2012. Exceptionally, TALENTEK will need to carry out processing activities on personal data of minors, so in cases where this occurs, TALENTEK will subject the data processing to the following rules:

• Respect for the best interests of children and adolescents, minor data subjects.
• Respect for the fundamental rights of children and adolescents, minor data subjects.
• Obtain authorization issued by the legal representative of the child or adolescent, minor data subject, when required, taking into account the provisions of Article 12 of Decree 1377 of 2013, which states “prior exercise by the minor of their right to be heard, an opinion that will be valued taking into account the maturity, autonomy and capacity to understand the matter.”

5. SECURITY MEASURES

The Company implements technical, administrative, and organizational measures to guarantee the security of personal data, preventing its loss, unauthorized use, alteration, disclosure, or undue access.

Some of the security measures are:

• Definition and dissemination of this Personal Data Protection Policy.
• Assignment of a Data Protection Officer to ensure the correct implementation of the policy.
• Implementation of confidentiality and personal data processing clauses in contracts with employees, suppliers, and third parties who access the information.
• Internal procedures.
• Use of computer security systems, such as firewalls, antivirus, and intrusion detection tools, to prevent unauthorized access.
• Restriction of access to systems containing personal data, through secure credentials and user authentication.
• Periodic backups of information, with controls to prevent unauthorized access.
• Control of external storage devices (USB, hard drives, etc.) to prevent information leaks.
• Access control to facilities where confidential information is stored, through identification of authorized personnel and surveillance.
• Restriction of data transfer to countries that do not have an adequate level of protection, unless expressly authorized by the data subject or in compliance with applicable regulations.
• Analysis of incidents to continuously improve security controls.

These measures will be reviewed and updated periodically to ensure their effectiveness and compliance with current regulations.

6. CONTACT CHANNELS AND PROCEDURE FOR EXERCISING YOUR LEGAL RIGHTS

In case of any request or complaint regarding this Policy, you can contact:

• Contact: 601-485-0338 or 601-485-0440
• Email: Hrcolombia@gotalentek.co

You, as the Data Subject or your legal representative, have the right to request TALENTEK for information related to how we process your Personal Data, the purpose of the processing, the transfers or transmissions and their recipients, the type of Personal Data we collect, among others.

You can also file claims or complaints about the processing of your Personal Data or related to your rights.

This right should not affect the rights and freedoms of other interested parties, and you can exercise your rights using the aforementioned channels.

All requests must contain the following information:

• Full name and surnames.
• Contact information (physical and email address or contact telephone numbers).
• Means to receive a response to your request.
• Reason(s)/fact(s) that give rise to the claim with a brief description of the right you wish to exercise (know, update, rectify, request proof of the authorization granted, revoke, delete, access information).
• Signature
• Identification number.

6.1. CONSULTATIONS

Data subjects, their attorneys-in-fact, or their successors in title may consult the personal information of the data subject contained in TALENTEK’s databases.
Consultation requests will be forwarded to the designated personnel and will be received from Monday to Friday from 8:00 a.m. to 6:00 p.m. Requests received outside of these hours will be understood to have been filed on the next business day.

The consultation will be answered within a maximum period of ten (10) business days from the date of receipt thereof.

When it is not possible to respond to the consultation within said period, the interested party will be informed, indicating the reasons for the delay and the date on which the consultation will be addressed, which in no case may exceed five (5) business days following the expiration of the initial term.

6.2. CLAIMS

The Data Subject, their attorney-in-fact, or their successors in title who consider that the information contained in a database should be corrected, updated, or deleted, or when they notice the alleged breach of any of the duties contained in this policy or in the law, may file a complaint with TALENTEK.

Claims will be forwarded to the designated personnel and will be received from Monday to Friday from 8:00 a.m. to 6:00 p.m. Requests received outside of these hours will be understood to have been filed on the next business day.

The consultation will be addressed within a maximum period of fifteen (15) business days from the date of receipt thereof.

When it is not possible to address the claim within said term, the interested party will be informed, indicating the reasons for the delay and the date on which the consultation will be addressed, which in no case may exceed eight (8) business days following the expiration of the first term.

If the claim is incomplete, the interested party will be required to correct the deficiencies within five (5) business days following receipt of the claim. Two (2) months after the date of the request, if the applicant has not submitted the required information, it will be understood that the claim has been withdrawn.

The request for the deletion of information or the revocation of authorization will not proceed when the data subject has a legal or contractual duty to remain in the database, unless it involves sensitive data.

If within the period or extension indicated in the preceding paragraphs, a prompt resolution has not been given, it will be understood, for all legal purposes, that the respective request has been accepted.

6.3. REVOCATION

You may revoke the authorization that, where applicable, you have granted us for the processing of your Personal Data. However, it is important to note that in all cases we may not be able to comply with your request or cease use immediately, as it is possible that, due to a legal or contractual obligation, we must continue processing your Personal Data in compliance with applicable law.

Likewise, you should consider that, for certain purposes, the revocation of your authorization will imply the termination of your relationship with us.
In any case, the process for the revocation of authorization will be carried out in accordance with the provisions of applicable law.

7. SUPPLY OF INFORMATION

The requested information may be provided by any means, including electronic means, as required by the data subject. The information will be easily readable, without technical barriers that impede access, and must correspond to that contained in the Database.

Information about Personal Data may be provided to the following persons:

• The data subject, the duly authorized attorney-in-fact, their duly identified successors in title, or their legal representatives;
• Public or administrative entities in the exercise of their legal functions or by judicial order;
• Third parties authorized by the data subject or by law.

8. OBLIGATIONS OF TALENTEK

TALENTEK, in line with the provisions of Articles 17 and 18 of Law 1581 of 2012, and by virtue of its status as “responsible for the processing of personal information,” adopts the following commitments with the data subjects:

• Guarantee the data subject, at all times, the full and effective exercise of the right of habeas data.
• Request the authorization granted by the Data Subject.
• Duly inform the Data Subject about the purpose of the collection and the rights they have by virtue of the authorization granted.
• Keep the information under the necessary security conditions to prevent its adulteration, loss, consultation, use, or unauthorized or fraudulent access.
• Ensure that the information provided to the data processor is truthful, complete, accurate, up-to-date, verifiable, and understandable.
• Update the information, promptly communicating to the data processor all changes regarding the data that has previously been provided and adopt the other necessary measures so that the information provided to it is kept up-to-date.
• Rectify the information when it is incorrect and communicate the relevant information to the Data Processor.
• Provide the Data Processor, as the case may be, only data whose processing is previously authorized in accordance with the provisions of this law.
• Demand that the data processor, at all times, respect the security and privacy conditions of the data subject’s information.
• Process the consultations and claims made in the terms indicated in this law.
• Adopt an internal manual of policies and procedures to guarantee the adequate compliance with this law and especially for the attention of consultations and claims.
• Inform the data processor when certain information is under discussion by the data subject, once the claim has been filed and the respective procedure has not been completed.
• Inform the data subject, upon request, about the use given to their data.
• Inform the data protection authority when security codes are violated and there are risks in the administration of the Data Subjects’ information.
• Comply with the instructions and requirements issued by the Superintendence of Industry and Commerce.

9. CHANGES TO THIS PERSONAL DATA PROTECTION POLICY

This Personal Data Protection Policy may be modified to comply with applicable laws or to adapt to our current business practices. We will publish any changes on our website, and in the event of substantial modifications to the policy, in aspects such as the identity of the data controller and/or the means and purposes of the data processing required by applicable law, we will request the authorization of the data subject or endeavor to notify you in advance of such change by highlighting the modification on our website, in accordance with applicable law. We encourage you to revisit our website from time to time to check for updates.

10. TEMPORAL LIMITATIONS

TALENTEK may only collect, store, use, or circulate personal data for the time that is reasonable and necessary, in accordance with the purposes that justified the processing, and in accordance with the authorization granted.

11. ENTRY INTO FORCE

This policy governs from the date of its publication and will remain in force for as long as TALENTEK carries out the activities described in this policy and these correspond to the processing purposes that inspired this policy.

POLITICA DE TRATAMIENDO DE DATOS TALENTEK

DATA PROCESSING POLICY for TALENTEK S.A.S – Spanish version

1.OBJETO

TALENTEK COLOMBIA S.A.S empresa domiciliada en Colombia en adelante denominada “TALENTEK COLOMBIA S.A.S”, “TALENTEK” o “La Compañía”; reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los Datos Personales de nuestros clientes y posibles clientes, empleados, candidatos, accionistas, proveedores, contratistas (en adelante denominados “Titulares”), emite esta política de protección de Datos Personales (en adelante denominada “Política de Protección de Datos personales” o “la Política”).

El objetivo de esta Política de Protección de Datos Personales es comunicarle e informarle cómo tratamos sus Datos Personales, qué tipo de datos recogemos, los principios que rigen nuestras actividades de tratamiento de datos, sus derechos y finalidades de nuestras actividades de tratamiento de datos.

Esta Política de Protección de Datos Personales aplica a todas nuestras actividades

2. ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales aplica a todos los datos Personales que recopilamos y tratamos para prestar nuestros servicios y cumplir con las obligaciones que tenemos con usted y con las autoridades.

3. DEFINICIONES

Autorización: Toda manifestación de voluntad libre especifica, informada e inequívoca por la que el Titular acepta y autoriza, el tratamiento de sus Datos Personales ya sea mediante una declaración escrita o una clara acción afirmativa.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales, automatizados o no, ya sea físico, magnético, digital, óptico, entre otros, cualquiera que sea la forma de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

Datos Biométricos: Datos Personales obtenidos a partir de un tratamiento técnico específico, relativos a las características físicas, fisiológicas o conductuales de una persona física que permitan o confirmen la identificación única de dicha persona, como imágenes faciales o datos dactiloscópicos.

Datos Personales: Toda información sobre un individuo identificado o identificable, se considerará un individuo identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, en particular mediante un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, un identificador en línea o uno o varios elementos propios de la identidad física, fisiológica, genética, psíquica, económica, cultural o social de dicha persona.

Datos Personales Sensibles: Son aquellos que revelen el origen racial o étnico, las opiniones políticas, las creencias religiosas o filosóficas, la pertenencia a una organización sindical, información concerniente a la salud, o a la vida u orientación sexuales de una persona natural, información genética o biométrica con el propósito de identificar unívocamente a una persona natural e información relacionada con condenas penales.

Encargado del Tratamiento: La persona física o jurídica de carácter privado o público, autoridad pública, servicio u otro organismo que trate datos Personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

Incidente de Seguridad: Toda violación de la seguridad que ocasione la destrucción, pérdida o alteración accidental o ilícita de Datos Personales transmitidos, conservados o tratados de otra forma, o la comunicación o acceso no autorizados a dichos datos

Responsable del Tratamiento: Es la persona física o jurídica de carácter privado o público, autoridad, servicio u otro organismo que, solo o junto con otros, determine los fines y medios del tratamiento de los Datos Personales.

Titular: Cualquier persona natural cuyos datos Personales son objeto de las actividades de tratamiento de Datos.

Tratamiento de Datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos Personales o conjuntos de datos Personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recolección, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Tratamos sus Datos Personales basándonos en los siguientes principios y de conformidad con todos aquellos principios definidos por la legislación aplicable.

Legalidad, equidad y transparencia: Tratamos sus datos de forma legal, equitativa y transparente.

Limitación de la Finalidad: Sus datos personales se tratan con fines específicos, explícitos y legítimos, y no se tratan de forma incompatible con dichos fines. Dichos fines están consagrados expresamente en la presente política de protección de datos personales.

Minimización de los Datos: Nuestras actividades de tratamiento de datos son adecuadas, pertinentes y se limitan a lo necesario en relación con los fines para los que se tratan.

Exactitud: Los datos que tratamos sobre usted son exactos y, cuando sea necesario, se mantienen actualizados; tomamos todas las medidas razonables para que cualquier dato personal suyo que sea inexacto, en relación con los fines para los que se tratan, se borre o rectifique sin demora, siempre y cuando dicha información esté a nuestro alcance. La veracidad de los datos personales suministrados es una responsabilidad exclusiva del titular.

Integridad y confidencialidad: Definimos procesos para proteger los datos personales recopilados, de la pérdida, el mal uso, el acceso no autorizado, la divulgación, alteración y la destrucción. Tenga en cuenta que, a pesar de nuestros esfuerzos, ninguna medida de seguridad de los datos puede garantizar la seguridad absoluta.

4.1. ¿CUÁLES SON LOS DERECHOS DE LOS TITULARES?

Acceder en forma gratuita a los datos suministrados

Conocer, actualizar y rectificar su información en caso de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada.

Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante ‘’SIC’’) por infracciones a las disposiciones de la normatividad vigente.

Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, siempre y cuando no exista ninguna obligación legal o contractual que impida su supresión.

Abstenerse de otorgar autorización para el tratamiento de datos sensibles o de los niñas, niños y adolescentes.

Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

4.2. ¿QUÉ TIPO DE DATOS TRATAMOS?

Podemos recopilar Datos Personales sobre usted directa o automáticamente a través del uso de nuestro sitio web y/o de fuentes de terceros (que podemos combinar con otra información que hayamos recopilado sobre usted. Estas fuentes de terceros pueden incluir, pero no están limitadas a, proveedores de servicios, socios de mercadeo, redes de publicidad, proveedores de análisis de datos, bases de datos públicas y de terceros, plataformas de medios sociales, proveedores de sistemas operativos y plataformas, entidades gubernamentales, clientes comerciales, procesadores de pagos y proveedores de servicios de salud.

Si usted es uno de nuestros clientes, posibles clientes, usuario de nuestra página web, proveedores, empleados, candidatos o accionistas, podemos recoger y tratar los siguientes Datos Personales, si estos son necesarios y en cumplimiento de la normativa aplicable:

Datos relacionados con su información personal:

Nombre

Edad

Ocupación

Fecha y lugar de nacimiento.

Tipo y Número de identificación

Sexo.

Estado civil, ciudadanía, país y ciudad de residencia.

Información de contacto.

Los datos necesarios para desarrollar el alcance la relación

Datos para afiliación a cajas de compensación o entidades.

Datos de geolocalización: información del dispositivo para determinar la latitud y longitud.

Dirección física o financiera.

Datos relacionados con sus referencias laborales, desempeño y beneficios

En función de su solicitud de empleo, podemos tratar datos sensibles, como sus antecedentes penales o su estado de salud.

Tratamos Datos Personales relacionados con su profesión, ocupación, referencias y verificación de antecedentes.

4.3. DATOS SENSIBLES

TALENTEK tratará Datos Sensibles cuando:

Cuente con autorización explícita para su tratamiento, por las finalidades para las que fue autorizado, salvo en los casos en que la Ley 1581 de 2012 establezca que no se requiere autorización.

El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular, y éste se encuentre física o jurídicamente imposibilitado para otorgar la autorización.

El tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, adoptando las medidas necesarias para la supresión de la identidad del Titular.

En ningún caso será obligatoria la autorización del tratamiento de datos sensibles.

Las autorizaciones y preguntas que versen sobre datos sensibles o de niños y adolescentes serán opcionales.

TALENTEK podrá tratar los siguientes Datos Sensibles:

Datos biométricos: imagen (vídeos o fotografías).

Datos de Salud: Información relativa al estado de salud del titular, con fines laborales, de seguridad y bienestar dentro de la TALENTEK Abogados, o cuando sea necesario para el ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Datos relacionados con convicciones políticas, religiosas o filosóficas: Sólo cuando sea estrictamente necesario para el desarrollo de un asunto jurídico en el que se preste asesoría o representación legal, y siempre con la autorización expresa del titular.

Datos de origen étnico o racial: en los casos donde sea necesario para la defensa de derechos ante autoridades judiciales o administrativas, o para la prestación de servicios jurídicos especializados que requieran la inclusión de esta información.

Datos sobre la vida sexual o de orientación Sexual: Únicamente cuando sea indispensable para la atención de casos legales específicos, respetando siempre la confidencialidad y con la autorización expresa del titular.

En todo caso, el tratamiento de datos sensibles se realizará conforme a la normativa vigente en materia de protección de datos personales, garantizando la adopción de medidas de seguridad adecuadas para proteger la privacidad e integridad de los datos.

El tratamiento y la finalidad a la que serán sometidos los datos sensibles serán:

Para garantizar la seguridad en las instalaciones de TALENTEK.

Este tratamiento sería para las mismas finalidades expresadas a posteriori salvaguardando los derechos e interés del titular.

Para el cumplimiento de obligaciones legales.

Para la gestión de relaciones laborales

Para el Desarrollo de programas de bienestar y salud ocupacional

4.4. ¿CÓMO UTILIZAMOS SUS DATOS?

Se entenderá que los datos personales que serán tratados dependerán de si usted es cliente, posible cliente, empleado, candidato, proveedor, contratista.

4.4.1. FINALIDADES PARA TODOS LOS TITULARES

Para todos los asuntos fiscales, comerciales, contractuales, de negociación, corporativos y cualquier otro tipo de obligación de TALENTEK

Emitir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas, proveedores, etc.

Realizar las acciones oportunas para desarrollar el objeto social de la empresa.

Gestionar trámites: peticiones, quejas, reclamaciones.

Realizar las acciones oportunas para desarrollar y cumplir con el alcance de la propuesta o del contrato.

Contactar con el Titular por cualquier medio.

Proporcionar la información a terceros con los que TALENTEK tenga una relación contractual y que sea necesaria para la ejecución de la relación contractual con el proveedor, contratista o cliente.

Para el cobro de facturas, títulos valores y, en general, saldos pendientes.

Para consultar o gestionar cualquier asunto relacionado con el sistema de seguridad social y temas tributarios y contables.

Para consultar antecedentes judiciales, administrativos y financieros y hacer la debida diligencia.

Consultar la actividad comercial, empresarial, contable y financiera del Titular, siempre que dicha información no esté protegida por cláusulas de confidencialidad o secretos comerciales o industriales.

Transferir o transmitir la información cuando sea necesario para cumplir con alguna de las finalidades previstas en la presente política. Dichas transferencia o transmisión podrá realizarse por fuera de las fronteras de la república de Colombia, en cuyo caso se ajustará a lo estipulado por la circular externa 05 de 2017 de la superintendencia de industria y comercio.

Establecer canales de comunicación con todos los titulares de los datos personales y enviar información de carácter institucional y comercial.

Ejecutar actividades de publicidad relacionadas con el objeto social de TALENTEK

Cumplir con todas las obligaciones legales o contractuales relacionadas con el desarrollo de las actividades propias de TALENTEK

Almacenar información en archivos, cuando exista el deber legal de mantener la información con posterioridad a la ejecución de las actividades o relaciones que dan origen a ese tratamiento de datos.

Adoptar medidas de control y seguridad sobre el tratamiento.

Verificar, consultar y reportar información relacionada con el comportamiento crediticio de los titulares, las entidades públicas o privadas y todo aquel que administre o maneje bases de datos relacionadas con el cumplimiento de obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios.

Verificar y consultar información relacionada con los titulares en listas y bases de datos de carácter privado o público, relacionado con antecedentes judiciales, inhabilidades, incompatibilidades, LA/FT/PADM/C/ST.

4.4.2. FINALIDADES PARA EMPLEADOS, CANDIDATOS, CONTRATISTAS Y EXEMPLEADOS

Ejecutar procesos de selección, promoción, bienestar laboral, nómina, evaluaciones de desempeño, competencias, inducción, entrenamiento, formación, seguridad y salud en el trabajo, y todas aquellas relacionadas al ambiente laboral.

Ejecutar tareas de investigación, análisis y reporte de incidentes y situaciones presentadas al interior de las instalaciones de TALENTEK

Conocer el entorno familiar de cada empleado, garantizando y respetando los derechos laborales que pudieran derivarse de la composición de dicho entorno con finalidades meramente encaminadas al bienestar laboral.

Acceder, consultar y obtener historias clínicas y sus anexos para el recobro de incapacidades y seguimiento a recomendaciones, restricciones y eventuales calificaciones de pérdidas de capacidad laboral.

Ejecutar programas de formación y capacitación.

Controlar el acceso a las instalaciones de TALENTEK.

Recolectar, almacenar, consultar, circular, transmitir, verificar, usar, reproducir, divulgar, comunicar, adaptar, extraer y diferir la imagen de los titulares de la información, con el fin de realizar publicaciones institucionales, de mercadeo y publicidad relacionada con el objeto social de TALENTEK Abogados, para ser divulgados en la página web y redes sociales de TALENTEK.

4.4.3. FINALIDADES PARA CLIENTES Y POSIBLES CLIENTES

Realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los clientes.

Analizar el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.

Crear y administrar cuentas de usuario

Cumplir y administrar pedidos

Entregar productos o servicios

Mejorar productos y servicios

Enviar información administrativa

Enviar comunicaciones de marketing y promocionales

Enviar actualizaciones de productos y servicios

Responder consultas y ofrecer soporte

Solicitar comentarios de los usuarios

Mejorar la experiencia del usuario

Publicar testimonios de clientes

Entregar publicidad dirigida

Hacer cumplir los términos y condiciones y las políticas

Proteger contra el abuso y los usuarios malintencionados

Responder a solicitudes legales y prevenir daños

Ejecutar y operar el sitio web y los servicios

Evaluar los riesgos derivados de las relaciones contractuales vigentes.

4.4.4. FINALIDADES PARA PROVEEDORES Y POSIBLES PROVEEDORES

Realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los proveedores.

Evaluar la calidad de los servicios y productos recibidos.

Analizar el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.

Evaluar los riesgos derivados de las relaciones contractuales vigentes.

4.4.5. FINALIDADES PARA ACCIONISTAS

Realizar cualquier anotación u operación relacionada con usted como accionista.

Procesar reclamos y proveer servicios para los accionistas

Cumplir con cualquiera de las obligaciones que tenemos con nuestros accionistas.

Informarle sobre cualquier situación relevante respecto de nuestros productos y servicios.

Detectar, prevenir y mitigar cualquier actividad que pueda ser considerada ilegal o perjudicial

Actividades de publicidad, comercialización y perfilamiento, como actividades secundarias, como se describe en la sección sobre clientes de la Política.

4.5. DATOS DE MENORES DE EDAD

TALENTEK Abogados, por regla general, se abstendrá de manipular datos cuyo titular sea un menor de edad, según lo dicta el artículo 7° de la ley 1581 de 2012. Excepcionalmente, TALENTEK requerirá ejecutar actividades de tratamiento sobre datos personales de menores de edad, por lo que, en los casos en los que esto ocurra, TALENTEK Abogados someterá el tratamiento de datos a las siguientes reglas:

Respeto del interés superior de los niños, niñas y adolescentes, menores titulares de los datos.

Respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, menores titulares de los datos.

Obtener autorización emitida por el representante legal del niño, niña o adolescente, menor titular de los datos, cuando se requiera, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 12 del decreto 1377 de 2013, el cual dispone “previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.”

5. MEDIDAS DE SEGURIDAD

La Compañía implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales para garantizar la seguridad de los datos personales, previniendo su pérdida, uso no autorizado, alteración, divulgación o acceso indebido.

Algunas de las medidas de seguridad son:

Definición y difusión de esta Política de Protección de Datos Personales.

Asignación de un Responsable de Protección de Datos para velar por la correcta implementación de la política.

Implementación de cláusulas de confidencialidad y tratamiento de datos personales en los contratos con empleados, proveedores y terceros que accedan a la información.

Procedimientos internos

Uso de sistemas de seguridad informática, como firewalls, antivirus y herramientas de detección de intrusos, para prevenir accesos no autorizados.

Restricción de acceso a los sistemas que contienen datos personales, mediante credenciales seguras y autenticación de usuarios.

Copias de seguridad periódicas de la información, con controles para evitar accesos no autorizados.

Control de dispositivos de almacenamiento externo (USB, discos duros, etc.) para evitar fugas de información.

Control de acceso a las instalaciones donde se almacena información confidencial, mediante identificación de personal autorizado y vigilancia.

Restricción de transferencia de datos a países que no cuenten con un nivel adecuado de protección, salvo autorización expresa del titular o cumplimiento de normativa aplicable.

Análisis de los incidentes para mejorar continuamente los controles de seguridad.

Estas medidas serán revisadas y actualizadas periódicamente para garantizar su efectividad y cumplimiento con la normativa vigente.

6. CANALES DE CONTACTO Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS LEGALES

En caso de cualquier solicitud o queja en relación con esta Política, puede comunicarse con:

Contacto: 601-485-0338 o 601-485-0440

Correo: Hrcolombia@gotalentek.co

Usted como Titular de los datos o su representante legal tiene derecho a solicitar a TALENTEK información relacionada con la forma en que tratamos sus Datos Personales, la finalidad del tratamiento, las transferencias o transmisiones y sus destinatarios, el tipo de Datos Personales que recopilamos, entre otros.

También puede presentar reclamaciones o quejas sobre el tratamiento de sus Datos Personales o relacionadas con sus derechos.

Este derecho no debe afectar a los derechos y libertades de los demás interesados y usted puede ejercer sus derechos utilizando los canales anteriormente mencionados.

Todas las solicitudes deben contener la siguiente información:

Nombre y apellidos completos.

Datos de contacto (dirección física y de correo electrónico o teléfonos de contacto).

Medios para recibir una respuesta a su solicitud.

Motivo(s)/hecho(s) que origina(n) la reclamación con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización concedida, revocar, suprimir, acceder a la información).

Firma

Número de identificación.

6.1. CONSULTAS

Los titulares, su apoderado o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular, contenida en las bases de datos de TALENTEK

Las solicitudes de consulta se remitirán al personal designado y se recibirán de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Las solicitudes que se reciban por fuera de ese horario se entenderán radicadas al día hábil siguiente.

La consulta será respondida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción de esta.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho plazo, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá la consulta, que en ningún caso podrá exceder de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

6.2. RECLAMACIONES

El Titular, su apoderado o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o eliminada, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de alguno de los deberes contenidos en esta política o en la ley, podrán presentar una queja ante TALENTEK.

Los reclamos se remitirán al personal designado y se recibirán de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Las solicitudes que se reciban por fuera de ese horario se entenderán radicadas al día hábil siguiente.

La consulta será atendida en un plazo máximo de diez (15) días hábiles desde la fecha de recepción de esta.

Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá exceder los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si el reclamo es incompleto, se requerirá al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que el reclamo ha sido desistido.

No procederá la solicitud de supresión de la información ni la revocación de la autorización cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, salvo que se trate de datos sensibles.

Si dentro del lapso o prórroga indicados en los anteriores numerales, no se ha dado pronta resolución, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada.

6.3. REVOCATORIA

Usted puede revocar la autorización que, en su caso, nos haya otorgado para el tratamiento de sus Datos Personales. No obstante, es importante que tenga en cuenta que no en todos los casos podremos atender su solicitud o cesar el uso de forma inmediata, ya que es posible que, debido a alguna obligación legal o contractual, debamos seguir tratando sus Datos Personales en cumplimiento de la legislación aplicable.

Asimismo, debe considerar que, para determinados fines, la revocatoria de su autorización implicará la finalización de su relación con nosotros.

De cualquier manera, el trámite de revocatoria de autorización se surtirá conforme lo previsto en la ley aplicable.

7 SUMINISTRO DE INFORMACIÓN:

La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular. La información será de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder a aquella que repose en la Base de Datos.

La información sobre los datos Personales podrá ser suministrada a las siguientes personas:

Al titular, al apoderado debidamente facultado, a sus causahabientes debidamente identificados o a sus representantes legales;

A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

8. OBLIGACIONES DE TALENTEK COLOMBIA S.A.S

TALENTEK COLOMBIA S.A.S, en lineamiento con lo que disponen los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, y en virtud de su calidad de “responsable de tratamiento de información personal”, adopta los siguientes compromisos con los titulares de la información personal:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar la autorización otorgada por el Titular.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.

Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. CAMBIOS A ESTA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Esta Política de Protección de Datos Personales puede ser modificada para cumplir con las leyes aplicables o para ajustarse a nuestras prácticas comerciales actuales. Publicaremos cualquier cambio en nuestro sitio web y, en caso de que se produzcan modificaciones sustanciales en la política, en aspectos como la identidad del responsable de los datos y/o los medios y fines del tratamiento de los datos exigidos por la legislación aplicable, solicitaremos la autorización del titular de los datos o nos esforzaremos por avisarle con antelación de dicho cambio destacando la modificación en nuestro sitio web, de conformidad con la legislación aplicable. Le animamos a que vuelva a visitar nuestro sitio web de vez en cuando para comprobar si hay actualizaciones.

10. LIMITACIONES TEMPORALES

TALENTEK sólo podrá recoger, almacenar, utilizar o difundir los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con los fines que justificaron el tratamiento, y de acuerdo con la autorización otorgada.

11. ENTRADA EN VIGENCIA

Esta política rige a partir de la fecha de su publicación y estará vigente durante el tiempo que TALENTEK ejecute las actividades descritas en la presente política y las mismas se correspondan con las finalidades de tratamiento que inspiraron la presente política.

DATA PROCESSING POLICY for TALENTEK S.A.S – Spanish version

OBJETO

TALENTEK en adelante denominada “TALENTEK” o “La Compañía”; reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los Datos Personales de nuestros clientes y posibles clientes, empleados, candidatos, accionistas, proveedores, contratistas (en adelante denominados “Titulares”), emite esta política de protección de Datos Personales (en adelante denominada “Política de Protección de Datos personales” o “la Política”).

Esta Política de Protección de Datos Personales aplica a todas nuestras actividades

ALCANCE

DEFINICIONES

Titular: Cualquier persona natural cuyos datos Personales son objeto de las actividades de tratamiento de Datos.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Tratamos sus Datos Personales basándonos en los siguientes principios y de conformidad con todos aquellos principios definidos por la legislación aplicable.

Legalidad, equidad y transparencia: Tratamos sus datos de forma legal, equitativa y transparente.

Minimización de los Datos: Nuestras actividades de tratamiento de datos son adecuadas, pertinentes y se limitan a lo necesario en relación con los fines para los que se tratan.

4.1. ¿CUÁLES SON LOS DERECHOS DE LOS TITULARES?

Acceder en forma gratuita a los datos suministrados
Conocer, actualizar y rectificar su información en caso de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante ‘’SIC’’) por infracciones a las disposiciones de la normatividad vigente.
Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, siempre y cuando no exista ninguna obligación legal o contractual que impida su supresión.
Abstenerse de otorgar autorización para el tratamiento de datos sensibles o de los niñas, niños y adolescentes.
Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

4.2. ¿QUÉ TIPO DE DATOS TRATAMOS?

Datos relacionados con su información personal:

Nombre
Edad
Ocupación
Fecha y lugar de nacimiento.
Tipo y Número de identificación
Estado civil, ciudadanía, país y ciudad de residencia.
Información de contacto.
Los datos necesarios para desarrollar el alcance la relación
Datos para afiliación a cajas de compensación o entidades.
Datos de geolocalización: información del dispositivo para determinar la latitud y longitud.
Dirección física o financiera.

Datos relacionados con sus referencias laborales, desempeño y beneficios

En función de su solicitud de empleo, podemos tratar datos sensibles, como sus antecedentes penales o su estado de salud.
Tratamos Datos Personales relacionados con su profesión, ocupación, referencias y verificación de antecedentes.

4.3. DATOS SENSIBLES

TALENTEK tratará Datos Sensibles cuando:

Cuente con autorización explícita para su tratamiento, por las finalidades para las que fue autorizado, salvo en los casos en que la Ley 1581 de 2012 establezca que no se requiere autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular, y éste se encuentre física o jurídicamente imposibilitado para otorgar la autorización.
El tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, adoptando las medidas necesarias para la supresión de la identidad del Titular.
En ningún caso será obligatoria la autorización del tratamiento de datos sensibles.
Las autorizaciones y preguntas que versen sobre datos sensibles o de niños y adolescentes serán opcionales.

TALENTEK podrá tratar los siguientes Datos Sensibles:

Datos biométricos: imagen (vídeos o fotografías).
Datos de Salud: Información relativa al estado de salud del titular, con fines laborales, de seguridad y bienestar dentro de la Empresa, o cuando sea necesario para el ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
Datos relacionados con convicciones políticas, religiosas o filosóficas: Sólo cuando sea estrictamente necesario para el desarrollo de un asunto jurídico en el que se preste asesoría o representación legal, y siempre con la autorización expresa del titular.
Datos de origen étnico o racial: en los casos donde sea necesario para la defensa de derechos ante autoridades judiciales o administrativas, o para la prestación de servicios jurídicos especializados que requieran la inclusión de esta información.
Datos sobre la vida sexual o de orientación Sexual: Únicamente cuando sea indispensable para la atención de casos legales específicos, respetando siempre la confidencialidad y con la autorización expresa del titular.

El tratamiento y la finalidad a la que serán sometidos los datos sensibles serán:

Para garantizar la seguridad en las instalaciones de TALENTEK.
Este tratamiento sería para las mismas finalidades expresadas a posteriori salvaguardando los derechos e interés del titular.
Para el cumplimiento de obligaciones legales.
Para la gestión de relaciones laborales
Para el Desarrollo de programas de bienestar y salud ocupacional

4.4. ¿CÓMO UTILIZAMOS SUS DATOS?

Se entenderá que los datos personales que serán tratados dependerán de si usted es cliente, posible cliente, empleado, candidato, proveedor, contratista.

4.4.1. FINALIDADES PARA TODOS LOS TITULARES

Para todos los asuntos fiscales, comerciales, contractuales, de negociación, corporativos y cualquier otro tipo de obligación de TALENTEK
Emitir las certificaciones contractuales solicitadas por los contratistas, proveedores, etc.
Realizar las acciones oportunas para desarrollar el objeto social de la empresa.
Gestionar trámites: peticiones, quejas, reclamaciones.
Realizar las acciones oportunas para desarrollar y cumplir con el alcance de la propuesta o del contrato.
Contactar con el Titular por cualquier medio.
Proporcionar la información a terceros con los que TALENTEK tenga una relación contractual y que sea necesaria para la ejecución de la relación contractual con el proveedor, contratista o cliente.
Para el cobro de facturas, títulos valores y, en general, saldos pendientes.
Para consultar o gestionar cualquier asunto relacionado con el sistema de seguridad social y temas tributarios y contables.
Para consultar antecedentes judiciales, administrativos y financieros y hacer la debida diligencia.
Consultar la actividad comercial, empresarial, contable y financiera del Titular, siempre que dicha información no esté protegida por cláusulas de confidencialidad o secretos comerciales o industriales.
Transferir o transmitir la información cuando sea necesario para cumplir con alguna de las finalidades previstas en la presente política. Dichas transferencia o transmisión podrá realizarse de forma internacional, en cuyo caso se ajustará a lo estipulado por la circular externa 05 de 2017 de la superintendencia de industria y comercio.
Establecer canales de comunicación con todos los titulares de los datos personales y enviar información de carácter institucional y comercial.
Ejecutar actividades de publicidad relacionadas con el objeto social de TALENTEK
Cumplir con todas las obligaciones legales o contractuales relacionadas con el desarrollo de las actividades propias de TALENTEK
Almacenar información en archivos, cuando exista el deber legal de mantener la información con posterioridad a la ejecución de las actividades o relaciones que dan origen a ese tratamiento de datos.
Adoptar medidas de control y seguridad sobre el tratamiento.
Verificar, consultar y reportar información relacionada con el comportamiento crediticio de los titulares, las entidades públicas o privadas y todo aquel que administre o maneje bases de datos relacionadas con el cumplimiento de obligaciones financieras, comerciales, crediticias y de servicios.
Verificar y consultar información relacionada con los titulares en listas y bases de datos de carácter privado o público, relacionado con antecedentes judiciales, inhabilidades, incompatibilidades, LA/FT/PADM/C/ST.

4.4.2. FINALIDADES PARA EMPLEADOS, CANDIDATOS, CONTRATISTAS Y EXEMPLEADOS

Ejecutar procesos de selección, promoción, bienestar laboral, nómina, evaluaciones de desempeño, competencias, inducción, entrenamiento, formación, seguridad y salud en el trabajo, y todas aquellas relacionadas al ambiente laboral.
Ejecutar tareas de investigación, análisis y reporte de incidentes y situaciones presentadas al interior de las instalaciones de TALENTEK
Conocer el entorno familiar de cada empleado, garantizando y respetando los derechos laborales que pudieran derivarse de la composición de dicho entorno con finalidades meramente encaminadas al bienestar laboral.
Acceder, consultar y obtener historias clínicas y sus anexos para el recobro de incapacidades y seguimiento a recomendaciones, restricciones y eventuales calificaciones de pérdidas de capacidad laboral.
Ejecutar programas de formación y capacitación.
Controlar el acceso a las instalaciones de TALENTEK.
Recolectar, almacenar, consultar, circular, transmitir, verificar, usar, reproducir, divulgar, comunicar, adaptar, extraer y diferir la imagen de los titulares de la información, con el fin de realizar publicaciones institucionales, de mercadeo y publicidad relacionada con el objeto social de TALENTEK, para ser divulgados en la página web y redes sociales de TALENTEK.

4.4.3. FINALIDADES PARA CLIENTES Y POSIBLES CLIENTES

Realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los clientes.
Analizar el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
Crear y administrar cuentas de usuario
Cumplir y administrar pedidos
Entregar productos o servicios
Mejorar productos y servicios
Enviar información administrativa
Enviar comunicaciones de marketing y promocionales
Enviar actualizaciones de productos y servicios
Responder consultas y ofrecer soporte
Solicitar comentarios de los usuarios
Mejorar la experiencia del usuario
Publicar testimonios de clientes
Entregar publicidad dirigida
Hacer cumplir los términos y condiciones y las políticas
Proteger contra el abuso y los usuarios malintencionados
Responder a solicitudes legales y prevenir daños
Ejecutar y operar el sitio web y los servicios
Evaluar los riesgos derivados de las relaciones contractuales vigentes.

4.4.4. FINALIDADES PARA PROVEEDORES Y POSIBLES PROVEEDORES

Realizar seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los proveedores.
Evaluar la calidad de los servicios y productos recibidos.
Analizar el establecimiento y/o mantenimiento de relaciones contractuales.
Evaluar los riesgos derivados de las relaciones contractuales vigentes.

4.4.5. FINALIDADES PARA ACCIONISTAS

Realizar cualquier anotación u operación relacionada con usted como accionista.
Procesar reclamos y proveer servicios para los accionistas
Cumplir con cualquiera de las obligaciones que tenemos con nuestros accionistas.
Informarle sobre cualquier situación relevante respecto de nuestros productos y servicios.
Detectar, prevenir y mitigar cualquier actividad que pueda ser considerada ilegal o perjudicial
Actividades de publicidad, comercialización y perfilamiento, como actividades secundarias, como se describe en la sección sobre clientes de la Política.

4.5. DATOS DE MENORES DE EDAD

TALENTEK, por regla general, se abstendrá de manipular datos cuyo titular sea un menor de edad, según lo dicta el artículo 7° de la ley 1581 de 2012. Excepcionalmente, TALENTEK requerirá ejecutar actividades de tratamiento sobre datos personales de menores de edad, por lo que, en los casos en los que esto ocurra, TALENTEK someterá el tratamiento de datos a las siguientes reglas:

Respeto del interés superior de los niños, niñas y adolescentes, menores titulares de los datos.
Respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, menores titulares de los datos.
Obtener autorización emitida por el representante legal del niño, niña o adolescente, menor titular de los datos, cuando se requiera, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 12 del decreto 1377 de 2013, el cual dispone “previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.”

5. MEDIDAS DE SEGURIDAD

Algunas de las medidas de seguridad son:

Definición y difusión de esta Política de Protección de Datos Personales.
Asignación de un Responsable de Protección de Datos para velar por la correcta implementación de la política.
Implementación de cláusulas de confidencialidad y tratamiento de datos personales en los contratos con empleados, proveedores y terceros que accedan a la información.
Procedimientos internos

Uso de sistemas de seguridad informática, como firewalls, antivirus y herramientas de detección de intrusos, para prevenir accesos no autorizados.
Restricción de acceso a los sistemas que contienen datos personales, mediante credenciales seguras y autenticación de usuarios.
Copias de seguridad periódicas de la información, con controles para evitar accesos no autorizados.
Control de dispositivos de almacenamiento externo (USB, discos duros, etc.) para evitar fugas de información.

Control de acceso a las instalaciones donde se almacena información confidencial, mediante identificación de personal autorizado y vigilancia.

Restricción de transferencia de datos a países que no cuenten con un nivel adecuado de protección, salvo autorización expresa del titular o cumplimiento de normativa aplicable.

Análisis de los incidentes para mejorar continuamente los controles de seguridad.

Estas medidas serán revisadas y actualizadas periódicamente para garantizar su efectividad y cumplimiento con la normativa vigente.

6. CANALES DE CONTACTO Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS LEGALES

En caso de cualquier solicitud o queja en relación con esta Política, puede comunicarse con:

Contacto: 601-485-0338 o 601-485-0440
Correo: Hrcolombia@gotalentek.co

También puede presentar reclamaciones o quejas sobre el tratamiento de sus Datos Personales o relacionadas con sus derechos.

Este derecho no debe afectar a los derechos y libertades de los demás interesados y usted puede ejercer sus derechos utilizando los canales anteriormente mencionados.

Todas las solicitudes deben contener la siguiente información:

Nombre y apellidos completos.
Datos de contacto (dirección física y de correo electrónico o teléfonos de contacto).
Medios para recibir una respuesta a su solicitud.
Motivo(s)/hecho(s) que origina(n) la reclamación con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización concedida, revocar, suprimir, acceder a la información).
Firma
Número de identificación.

6.1. CONSULTAS

Los titulares, su apoderado o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular, contenida en las bases de datos de TALENTEK.
Las solicitudes de consulta se remitirán al personal designado y se recibirán de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Las solicitudes que se reciban por fuera de ese horario se entenderán radicadas al día hábil siguiente.
La consulta será respondida en un plazo máximo de diez (10) días hábiles a partir de la fecha de recepción de esta.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho plazo, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá la consulta, que en ningún caso podrá exceder de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del término inicial.

6.2. RECLAMACIONES

El Titular, su apoderado o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o eliminada, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de alguno de los deberes contenidos en esta política o en la ley, podrán presentar una queja ante TALENTEK.
Los reclamos se remitirán al personal designado y se recibirán de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. Las solicitudes que se reciban por fuera de ese horario se entenderán radicadas al día hábil siguiente.
La consulta será atendida en un plazo máximo de diez (15) días hábiles desde la fecha de recepción de esta.
Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora e indicando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá exceder los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el reclamo es incompleto, se requerirá al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que el reclamo ha sido desistido.
No procederá la solicitud de supresión de la información ni la revocación de la autorización cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, salvo que se trate de datos sensibles.
Si dentro del lapso o prórroga indicados en los anteriores numerales, no se ha dado pronta resolución, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada.

6.3. REVOCATORIA

Asimismo, debe considerar que, para determinados fines, la revocatoria de su autorización implicará la finalización de su relación con nosotros.

De cualquier manera, el trámite de revocatoria de autorización se surtirá conforme lo previsto en la ley aplicable.

SUMINISTRO DE INFORMACIÓN:

La información sobre los datos Personales podrá ser suministrada a las siguientes personas:

Al titular, al apoderado debidamente facultado, a sus causahabientes debidamente identificados o a sus representantes legales;
A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

OBLIGACIONES DE TALENTEK

TALENTEK, en lineamiento con lo que disponen los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, y en virtud de su calidad de “responsable de tratamiento de información personal”, adopta los siguientes compromisos con los titulares de la información personal:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar la autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del Tratamiento.
Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAMBIOS A ESTA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

LIMITACIONES TEMPORALES

ENTRADA EN VIGENCIA

OTHER INFORMATION

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